Las claves para controlar la gestión de documentos CAE

Claves para una correcta gestión documental

La entrada en escena de la CAE (RD 171/2004, art. 24 de la Ley 31/1995 de PRL) en el ámbito de la prevención de riesgos laborales supuso nuevos desafíos administrativos en proyectos donde se daba la concurrencia de dos o más empresas. Así, la coordinación de actividades empresariales requiere de la gestión de un gran número de documentos que antes no se solicitaban y cuya ordenación sin una plataforma de gestión documental CAE puede resultar imposible.

Cómo asegurarnos de hacer una correcta gestión documental CAE

Para llevar a cabo una adecuada gestión documental CAE es necesario estar al tanto de los rigores administrativos asociados a la contratación y subcontratación en obras de naturaleza colaborativa. A este efecto, el marco legal vigente menciona dos figuras con diferentes responsabilidades: el empresario titular del centro y el empresario principal. 

El empresario titular del centro dispone y gestiona el lugar de trabajo y, en términos documentales, debe emitir la información necesaria para hacer saber al resto de empresas concurrentes sus obligaciones para con la prevención de riesgos laborales y las medidas destinadas a ese fin. 

Por su parte, el empresario principal organiza las contratas y subcontratas. Y, al margen de informar, también debe velar por el cumplimiento de las normativas vigentes y la validez de los documentos que lo corroboran, exigir las acreditaciones oportunas u otros medios que justifiquen una determinada formación necesaria en función del servicio prestado, etcétera.

Trabajar con una plataforma de gestión documental CAE

Una vez que sabemos cómo nos afecta la normativa, el siguiente punto clave es implementar una metodología de trabajo que simplifique la gestión de documentos. La forma más eficaz de asumir esta tarea, en ocasiones titánica, es a través de una plataforma online diseñada con este propósito

Claro está, algunas empresas de subcontratación disponen de su propio entorno informatizado para ejecutar la CAE. Pero muchas otras aún siguen haciendo el management sin apoyo de una herramienta dedicada que les permita optimizar el tratamiento de documentos.

En estos casos, la principal ventaja que se pierden dichas organizaciones es la posibilidad de automatizar hasta el 100 % de los flujos de trabajo asociados a la gestión documental CAE. Entre las funciones que aportan estas aplicaciones se encuentra la personalización de documentos en función de una jerarquía organizativa que representa el organigrama de cada iniciativa participante en el proyecto.

También está la opción de integrar el control de accesos, monitorizando en tiempo real el alineamiento de cualquier miembro del equipo con los requerimientos estipulados por la ley. Por ejemplo, a través del uso de códigos QR, tarjetas RFID o cualquier otro medio biométrico de vanguardia. Ni qué decir tiene que dicha gestión del personal y de su nivel de acreditación documental se hace conforme al texto legal que regula la protección de datos y que les permite ejercer sus derechos cuando lo consideren oportuno.

Gracias a esta capacidad de automatización, nuestro papel como empresario principal puede estar más centrado en el establecimiento de políticas de seguridad en lugar de en la mera actuación administrativa, logrando un entorno de colaboración mucho más instruido en materia de prevención de riesgos laborales.

En suma, la coordinación de actividades empresariales por parte del empresario principal o titular del centro y sus implicaciones documentales requieren de una solución de última generación capaz no solo de gestionar el cumplimiento, sino también la accesibilidad de los diferentes usuarios de las contratas y subcontratas ligadas a una misma obra. En este sentido, contar con empresas de gestión documental CAE de la talla de Nalanda puede minimizar al máximo el impacto en las tareas administrativas regulares de la organización. ¿Empezamos?

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